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Die Digitalisierung im Bestatterbüro

23.12.2014
Ein Blogbeitrag von Birgit Aurelia Janetzky
Die Digitalisierung im Bestatterbüro
(Foto: Vinschen)

Früher oder später erwischt es jeden. Die Digitalisierung im Bestatterbüro schreitet voran. Wer bisher den Computer als bessere Schreibmaschine benutzt, sieht sich vor neue Herausforderungen gestellt. Vielfältig sind die digitalen Werkzeuge geworden. Unternehmerischer Weitblick ist gefordert, um die passenden Angebote auszuwählen und ins Unternehmen einzuführen.

Wenn ein Unternehmen wächst, hat die Exel-Liste bald ausgedient. Vielleicht auch die erste Bestattersoftware, die zwar günstig zu haben war, aber an deren Grenzen man immer häufiger stößt. Statt Kataloge zu schleppen werden die Produkte auf dem Tablet präsentiert. Die Musiksammlung hat auf dem MP3-Player Platz. Die neuen digitalen Möglichkeiten sind vernetzt, platzsparend, schnell. Trotzdem geht die Umstellung in vielen Büros zur schleppend voran. Woran liegt das? Viele Bestatter sind mehr die Sklaven ihres Terminkalenders als Bestattungsunternehmer. Sie arbeiten die detailreichen Routinen der Sterbefallbearbeitung ab und nehmen sich keine Zeit für einen unternehmerischen Blick auf ihre Arbeitsabläufe.

Der feuerfeste Tresor für die Vorsorgeakten quillt über. Es passen keine neuen Ordner mehr hinein. Für einen vierstelligen Betrag wird ein zweiter feuerfester Tresor angeschafft. Wäre dieses Geld nicht viel sinnvoller in einer Digitalisierung der Vorsorgeakten angelegt? Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Auf die Akten kann direkt zugegriffen werden. Niemand muss mehr zum Tresor rennen und Ordner L-M suchen
  • Ein Vorsorgekunde will eine kleine Änderung am Telefon durchgeben. Der Datensatz wird aufgerufen und die Aktualisierung eingetragen. Kein Notizzettel mehr, der wieder in die Hand genommen werden muss.
  • Digitale Formulare sind natürlich viel lesefreundlicher und weniger fehleranfällig als handschriftliche Einträge im Papierformular.

Neue Perspektiven zu entwickeln, eine Entscheidung für eine neue Software zu treffen, Vorsorgeakten zu digitalisieren, eine eigene Haltung dazu entwickeln – das braucht Zeit und möglicherweise auch externe Unterstützung.  Die Einführung digitalisierter Abläufe ist nicht selten von Widerstand begleitet. Manchmal schlägt ein Mitarbeiter eine digitale Arbeitserleichterung vor und der Chef blockt ab („keine Zeit“, „kostet Geld“, „bisher sind wir auch so zurecht gekommen.“). Manchmal hat die Chefin innovativen Schwung von einer Messe  oder einer Fortbildung mitgebracht und die Mitarbeiter ziehen einfach nicht mit. Dann braucht es eine sorgfältige Schulung, um die Berührungsängste abzubauen und sich mit den Veränderungen vertraut zu machen.

Die Zukunft im Bestatterbüro ist digital. Ein großer deutscher Versicherer bietet seit kurzem Abmeldungen über eine Online-Plattform an. Neue Dienstleistungen wie die Bearbeitung des digitalen Nachlasses gehen ebenfalls diesen Weg. Warum nicht alle Abmeldungen aus einer Hand anbieten. Die Kunden werden erfreut sein. Vielleicht werden in Zukunft die Friedhöfe ihre Termine über einen Onlinekalender vergeben, in dem jeder Bestatter sofort sieht, wo und wann ein Beisetzungstermin frei ist. Er kann sofort buchen, auch nach 17.00 Uhr und am Wochenende. Die Daten des Verstorbenen werden über eine Schnittstelle direkt aus der Bestattersoftware zur Friedhofsverwaltungssoftware übertragen. Ade liebes Fax. Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten. Auch wenn die Särge in zwanzig Jahren immer noch aus Holz sein werden, im Bestatterbüro hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten.

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