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iTunes im Unternehmenseinsatz – Teil 1 der Serie: Regelungen bei Nutzerkonten des Unternehmens im Internet

14.08.2013
Ein Blogbeitrag von Birgit Aurelia Janetzky
iTunes im Unternehmenseinsatz – Teil 1 der Serie: Regelungen bei Nutzerkonten des Unternehmens im Internet
(Foto: Vinschen)

Sehr praktisch: eine Musikbibliothek
Ganz stolz zeigt mir während eines Seminars ein Bestatter sein iPhone und seine Musiksammlung aus annähernd 5000 Titeln, die er ständig bei sich trägt. Er schwärmt von den Einsatzmöglichkeiten. Bereits im Trauergespräch kann er den Angehörigen die Musik für die Trauerfeier vorspielen. Vorbei sind die Zeiten, als der Ghettoblaster mitgeschleppt werden musste, Angehörige gebrannte CDs minderer Qualität mitbrachten, bei denen man immer Angst haben musste, ob das Gerät nicht während der Feier hängenbleibt. Kein Mitarbeiter muss mehr Songs rippen oder von YouTube herunterladen und in Reihenfolge bringen. Keine hektische Suche nach der CD mehr, weil im Regal nur die leere CD-Hülle liegt.

iTunes, der Musikdienst von Apple bietet ein riesiges Musikangebot, ist einfach zu bedienen und man kann sich die Musiktitel für die Trauerfeier in einer Playlist zusammenstellen. Alles passt in die Hosentasche. Ein kleines Abspielgerät von guter Qualität im Auto, schon macht das Unternehmen selbst in Friedhofskapellen aus dem letzten Jahrhundert einen guten und professionellen Eindruck. Keine Frage, der Einsatz digitaler Medien erleichtert die Arbeit. Doch es gibt einige Dinge zu beachten, wenn das iPhone oder iPad im Unternehmen eingesetzt wird. Es muss in die bestehende Firmenumgebung eingebunden werden, die Software muss verteilt und bedient werden, Sicherheitsfragen sind zu berücksichtigen.

Der Bestatter kommt bei einem Unfall ums Leben. Eine Mitarbeiterin übernimmt die Trauerfeier, weil er seinen Urlaub antritt. Oder das Unternehmen wird an einen Nachfolger übergeben. In all diesen Fällen ist die CD-Sammlung im Musikschrank leicht zu handhaben. Die CDs gehören dem Unternehmen, die Mitarbeiterin sucht die passende CD heraus, die Musik geht in den Besitz des Nachfolgers über – eine klare Sache.

Sehr sinnvoll: Pflege der iTunes Musikbibliothek
Für die iTunes Musikbibliothek dagegen sind andere Vorbereitungen notwendig.

  • Um im iTunes Store einkaufen und Musik herunterladen zu können, benötigt man eine Apple-ID, die mit einer E-Mail-Adresse verknüpft ist. Ist hier die private E-Mail des Bestatters eingetragen oder die Unternehmensadresse?
  • Wer hat Zugang zu dem Account? Nur der Chef? Ein Mitarbeiter, der die Musikbibliothek betreut? Alle, die im Unternehmen arbeiten? Wie wird sichergestellt, dass keine Filme etc. heruntergeladen werden? Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, wer ändert das Passwort? Wer ändert die Sicherheitsabfragen, wenn sich der Verantwortliche ändert?
  • Laut der iTunes Geschäftsbedingungen erwirbt man nur eine Lizenz, die gekaufte Musik auf maximal fünf eigenen Geräten abzuspielen. Welche Geräte werden mit der Apple-ID verknüpft? Wer meldet Geräte ab, wenn diese nicht mehr zur Verfügung stehen?
  • Viele Menschen sind überrascht, wenn sie erfahren, dass all die Songs, die sich über die Jahre gekauft haben, gar nicht ihnen gehören. Obwohl der Button „Kaufen“ heißt, ist es unter den derzeitigen Geschäftsbedingungen von iTunes nicht möglich, die über iTunes gekauften Werke zu verkaufen, zu verschenken oder zu vermachen, das heißt auf eine andere Apple-ID zu übertragen. Eine Weitergabe der Lizenz ist rechtlich nicht möglich.
  • Nicht vergessen ist, dass die iTunes Musikbibliothek mit einer Zahlungsmethode und Zahlungsdaten verknüpft ist, über die die Einkäufe abgerechnet werden. Auch diese müssen zusammen mit der Rechnungsadresse aktualisiert werden.
  • Aus der Sicht von Apple wird über iTunes ausschließlich an Privatkunden und nicht an Unternehmer verkauft. Die Rechnungen des iTunes Store kommen aus Luxemburg und sind mit derzeit 15% MwSt. versteuert. Auf den Rechnungen ist die MwSt. nicht ausgewiesen, lediglich der Bruttobetrag. Das bedeutet, dass man für jede Rechnung einzeln ein Exemplar mit ausgewiesener MwSt. anfordern muss oder auf den Vorsteuerabzug zu verzichten und den Bruttobetrag am Jahresende als Betriebsausgabe geltend zu machen.
  • Wenn im Unternehmen mehrere Personen Zugriff auf den iTunes Store haben, ist es also am besten, für alle Einkäufe einen eigenen iTunes-Account samt AppleID anzulegen, um später Rechnungen mit korrektem Rechnungsempfänger zu erhalten.
  • Alle diese Einstellungen sind in den Account-Daten zu verwalten.

Sehr wichtig: Bevor alle Musik verloren ist
Apple bietet neuerdings auch an, die Musik in der iCloud zu verwalten. Der Vorteil ist, dass man überall und jederzeit die gekauften Songs automatisch auf allen Geräten laden kann, auch schon früher gekaufte. Allerdings gibt es immer Meldungen wie diese: „Apple meldet erneut Ausfälle mehrerer iTunes-Dienste (7.8.2013)“, „einstündiger Ausfall von iCloud“. Deshalb ist von der Nutzung der iCloud abzuraten, wenn die Musik sicher verfügbar sein soll.

Der Vollständigkeit halber soll auch der Dienst iTunes Match erwähnt werden. Mit iTunes Match bietet Apple für 24,99 € im Jahr an, auch alle Musiktitel in die Cloud zu speichern, die von einer CD stammen oder woanders gekauft wurden, ohne dass der Nutzer sie eigens hochladen muss. Ohne DRM und in AAC-Qualität.

Wer nach dem Tod eines Menschen oder wenn ein Unternehmen aufgelöst wird, die Apple-ID komplett löschen möchte, findet im Benutzerkonto selbst keinerlei Hinweise darauf wie das geht. Hierzu muss man auf der Apple-Website über das Kontaktformular unter dem Punkt „Datenschutz“, unter „Kommentar“, die Löschung der Apple-ID beantragen. War der Antrag erfolgreich, bekommt man von Apple eine E-Mail. Aber Achtung: die E-Mail-Adresse muss noch existieren und zugänglich sein. Ebenso sollte man vor diesem Antrag sämtliche Zahlungs- und Kreditkartendaten aus dem Account löschen.

Sollte der Bestatter mit seinen annähernd 5000 Musiktiteln auf dem iPhone einmal sterben, die Zugangsdaten zu seinem iTunes-Account unbekannt sein oder seine Apple-ID gelöscht werden, ist die gesamte Musiksammlung, immerhin eine Investition von mehreren tausend Euro, verloren. Es lohnt sich also, sich vor dem Einsatz von iTunes im Unternehmen einige grundlegende Gedanken zu machen.

(Dieser Artikel ist Teil 1 einer Artikelserie, in der es um die Regelungen bei Nutzerkonten des Unternehmens im Internet geht.  Teil 2: Twitter, Facebook & Co. / Teil 3: die Domain / Teil 4: die Vorbereitung auf Social Media Nutzung im Unternehmen folgen in den kommenden Monaten)

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